Por qué una contabilidad ordenada facilita la delegación
Por ProfitWise - Una compañía de Visa Business Plans
“Marco, no lo entiendo.”
Nuestro cliente se recostó en su silla y negó con la cabeza.
“Tengo un buen equipo. Llevan años conmigo. Pero aun así, me preguntan todo.”
No estaba exagerando.
¿Podemos comprar este equipo? ¿Deberíamos contratar a otra persona? ¿Podemos ofrecerle un descuento a este cliente? ¿Podemos pedir más inventario?
Al final, todas las preguntas terminaban sobre su escritorio.
Había llegado al punto en que no podía tomarse unas vacaciones sin que su teléfono sonara constantemente. Incluso ausentarse una tarde le parecía arriesgado porque todos dependían de él para tomar decisiones.
Al principio, pensó que el problema era su equipo.
“Les da miedo tomar decisiones”, nos dijo.
Pero después de dedicar tiempo a entender cómo funcionaba su negocio, llegamos a una conclusión diferente.
“El problema no son tus empleados”, le dijimos. “El problema es que nunca les has dado la información que necesitan para tomar esas decisiones con confianza”.
Nos miró sorprendido.
“¿A qué te refieres?”
Le hicimos una pregunta sencilla.
“Si tu gerente de operaciones quisiera saber si los costos laborales se están saliendo de control este mes, ¿dónde encontraría esa información?”
Sonrió.
“Me preguntaría a mí”.
“¿Y si tu gerente de compras quisiera saber si tiene sentido aumentar el inventario antes de hacer un pedido grande?”
“Me preguntaría a mí”.
“¿Y si tu gerente administrativo quisiera saber si el negocio puede asumir cómodamente otro salario?”
Se rió.
“Definitivamente me preguntaría a mí”.
Ese era exactamente el problema.
Todos dependían de él, no porque no fueran capaces, sino porque era la única persona que tenía una visión relativamente clara de las finanzas de la empresa.
Al negocio no le faltaban buenos empleados.
Le faltaba información financiera confiable en la que todos pudieran confiar.
Una vez que organizamos la contabilidad, estructuramos los reportes financieros y comenzamos a generar informes mensuales consistentes, ocurrió algo interesante.
Las preguntas no desaparecieron de la noche a la mañana, pero empezaron a cambiar.
En lugar de preguntar si podían contratar a otra persona, los gerentes comenzaron a decir:
“Nuestra nómina sigue dentro del presupuesto. Según los números, creo que podemos asumir otra contratación. ¿Estás de acuerdo?”
En lugar de preguntar si debían comprar más inventario, explicaban cómo los niveles actuales de inventario, las ventas históricas y el flujo de caja respaldaban la decisión.
El propietario seguía involucrado, pero las conversaciones se volvieron colaborativas en lugar de reactivas.
Eso es lo que logra una contabilidad bien organizada.
La mayoría de las personas piensa que la contabilidad se trata de preparar los impuestos o de entregarle al CPA la información que necesita al final del año.
Sin duda, esos son resultados importantes, pero no son lo primero que los dueños de negocios notan.
Lo que notan es que su negocio empieza a funcionar de manera diferente.
Los gerentes adquieren mayor confianza porque toman decisiones basadas en hechos y no en suposiciones.
La responsabilidad mejora porque todos trabajan con los mismos números, en lugar de depender de estimaciones o de lo que recuerdan.
Las conversaciones financieras se vuelven más productivas porque se enfocan en entender por qué ocurrió algo, en lugar de tratar de descubrir qué ocurrió.
Con el tiempo, los propietarios empiezan a darse cuenta de que no tienen que responder personalmente cada pregunta que llega a su escritorio.
Ese es un paso importante para cualquier negocio en crecimiento.
Delegar no consiste simplemente en contratar personas capaces. Se trata de crear un entorno en el que esas personas tengan las herramientas y la información que necesitan para tener éxito.
Una contabilidad ordenada proporciona esa base.
En ProfitWise, ese es uno de los resultados que más nos gusta ver. Por supuesto, valoramos poder generar estados financieros precisos, pero lo que realmente nos motiva es ver cómo los dueños de negocios recuperan un tiempo que ni siquiera se daban cuenta de que estaban perdiendo.
Cuando los números están organizados y todos tienen acceso a información financiera relevante, delegar se vuelve mucho más fácil. El negocio depende menos de una sola persona, los gerentes adquieren mayor confianza para tomar decisiones y los propietarios finalmente pueden dedicar más tiempo a pensar en el futuro, en lugar de responder la próxima pregunta que llegue a su escritorio.
