Proceso mensual de contabilidad para restaurantes
Por ProfitWise Online - Una compañía de Visa Business Plans
La contabilidad de un restaurante suele describirse como registrar transacciones, conciliar cuentas y preparar informes. Aunque técnicamente es cierto, eso no explica del todo lo que hace cada mes un bookkeeper de restaurantes ni por qué ese trabajo importa.
Según nuestra experiencia trabajando con dueños de restaurantes, una buena contabilidad va más allá de tener registros ordenados. Les ayuda a los dueños a saber si las ventas se registraron bien, si los costos de alimentos y de personal están bajo control y si el restaurante de verdad está ganando dinero.
Los restaurantes generan muchísimo movimiento financiero. Las ventas llegan por distintos canales, hay que llevar el control de las propinas, los proveedores facturan en fechas diferentes, la nómina cambia de una semana a otra y las plataformas de delivery descuentan sus comisiones antes de depositar el dinero. Un proceso contable mensual reúne toda esa información.
Reunir la información financiera
Por lo general, el proceso empieza por reunir la información del sistema de punto de venta (POS) del restaurante, las cuentas bancarias, las tarjetas de crédito, la plataforma de nómina, las aplicaciones de delivery, los procesadores de pagos, los estados de cuenta de los proveedores y las cuentas de préstamos.
Un bookkeeper no debería basarse solo en los movimientos que llegan del banco. Un depósito de una plataforma de delivery, por ejemplo, puede venir ya con las comisiones, las promociones, los reembolsos y otros cargos descontados. Registrar solo el depósito neto haría que tanto los ingresos como los gastos aparezcan por debajo de lo real.
Registrar y clasificar las transacciones
El bookkeeper revisa la actividad del mes y asigna cada transacción a la cuenta que le corresponde.
Las compras de alimentos, las bebidas, los empaques, las comisiones de delivery, las comisiones de los procesadores de pago, las reparaciones, el arriendo, los servicios públicos, el marketing y la nómina deben separarse en categorías que den información útil. Cuando demasiados gastos se agrupan bajo etiquetas generales como "insumos" o "gastos generales", los informes pierden mucha utilidad.
La consistencia también importa. Un mismo tipo de gasto no debería clasificarse de forma distinta de un mes a otro.
Conciliar las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito
El bookkeeper compara los registros contables con los estados de cuenta del banco y de las tarjetas de crédito para asegurarse de que los saldos coincidan.
Este proceso puede revelar depósitos que faltan, transacciones duplicadas, cargos sin registrar, montos incorrectos, cheques pendientes de cobro y compras registradas en la cuenta equivocada.
Sin una conciliación regular, la posición de efectivo del restaurante y sus resultados mensuales pueden no ser precisos.
Cuadrar las ventas con los depósitos
Las ventas que reporta el sistema de punto de venta no siempre coinciden con los depósitos que aparecen en la cuenta bancaria.
Las diferencias pueden deberse a propinas, impuestos sobre las ventas, reembolsos, descuentos, tarjetas de regalo, comisiones de los procesadores de pago o a los tiempos de los depósitos. El bookkeeper revisa los informes del POS, los estados de cuenta del procesador de pagos y los depósitos bancarios para asegurarse de que las ventas queden bien registradas y de que el restaurante reciba el dinero que espera.
Revisar la actividad de las plataformas de delivery
Las plataformas de delivery de terceros requieren especial atención, porque el monto que depositan suele ser menor que lo que pagaron los clientes.
El bookkeeper debe registrar las ventas brutas de delivery e identificar por separado las comisiones, los cargos de publicidad, los reembolsos, los descuentos y otros cobros. Así, el dueño puede ver si los pedidos de delivery de verdad son rentables, en lugar de fijarse solo en el volumen de ventas.
Hemos trabajado con dueños de restaurantes que creían que el delivery iba muy bien, hasta que la contabilidad mostró cuántos ingresos se estaban yendo en comisiones, promociones, empaques y costos de alimentos.
Registrar la nómina y los costos laborales
Los registros de nómina deben incluir los salarios brutos, los impuestos sobre la nómina, los impuestos a cargo del empleador, las deducciones de los empleados, los beneficios, las propinas y las comisiones de procesamiento.
Registrar solo el monto que sale del banco no da una imagen precisa de los gastos de personal.
Cuando la nómina está bien registrada, el dueño puede comparar los costos laborales con las ventas e identificar cambios causados por horas extra, la programación de turnos, el número de empleados o los turnos con menos movimiento.
Revisar los costos de alimentos y bebidas
El bookkeeper se asegura de que las compras de alimentos y bebidas estén bien clasificadas para poder compararlas con las ventas.
Un aumento en los costos de alimentos puede deberse a los precios de los proveedores, al desperdicio, a pedidos de más, al control de las porciones, a los precios del menú o a cambios en lo que piden los clientes. La contabilidad no siempre da todas las respuestas operativas, pero sí ayuda a mostrar por dónde debería empezar a buscar el dueño.
Registrar los préstamos y la compra de equipos
Los pagos de los préstamos deben separarse entre capital e intereses. Los equipos, los muebles, la tecnología y las mejoras en el local arrendado también pueden tener que registrarse como activos y no como gastos mensuales normales.
Manejar mal estas transacciones puede distorsionar el estado de pérdidas y ganancias y hacer que el restaurante parezca más o menos rentable de lo que realmente es.
Revisar los estados financieros
Una vez conciliadas las cuentas, el bookkeeper prepara el estado de pérdidas y ganancias y el balance general del mes.
Los informes deben revisarse antes de entregarlos. El bookkeeper debe buscar cambios inesperados, saldos inusuales, ingresos que faltan, gastos demasiado altos o cuentas que no tienen sentido.
Un buen bookkeeper no se limita a enviar informes. Le ayuda al dueño a entender qué cambió y qué áreas pueden necesitar atención.
Qué deben esperar cada mes los dueños de restaurantes
Los dueños de restaurantes deberían recibir informes financieros precisos y a tiempo, junto con una explicación de cualquier información faltante, transacción inusual o cambio importante.
Los informes deberían llegar con tiempo suficiente para apoyar las decisiones. Unos estados financieros que llegan con varios meses de retraso pueden servir para preparar los impuestos, pero ayudan muy poco a ajustar el personal, revisar los precios del menú, controlar los costos de alimentos o evaluar la rentabilidad del delivery.
La contabilidad mensual debería conectar lo que el dueño ve dentro del restaurante con lo que realmente está pasando en los números.
A veces, la pregunta más útil no es si la contabilidad está completa, sino si le está mostrando al dueño algo que es fácil pasar por alto. Una revisión mensual más detallada puede revelar más sobre el desempeño del restaurante que los informes de ventas por sí solos. Si te da curiosidad saber lo que tu contabilidad podría estar diciendo sobre tu operación, puede valer la pena que conversemos.
