¿Tu restaurante debería cambiarse a QuickBooks?
Por ProfitWise Online - Una compañía de Visa Business Plans
¿Es QuickBooks Online una buena solución contable para restaurantes y negocios de alimentos?
La respuesta corta es sí. QuickBooks Online es una plataforma contable potente y versátil, y se ha convertido en el software de contabilidad preferido de muchos restaurantes. Estas son algunas de las razones.
Capacidad de integración inigualable
QuickBooks Online es el estándar de la industria en software contable. Casi todos los sistemas de punto de venta, plataformas de gestión de inventario, soluciones de nómina y sistemas de gestión de restaurantes pueden integrarse con QuickBooks para intercambiar datos de ventas, inventario, nómina y otra información financiera. Esto agiliza muchísimo el flujo de información, elimina horas de digitación manual y reduce el riesgo de errores humanos. Para un restaurante con mucho movimiento, solo estas integraciones pueden ahorrar muchas horas al mes.
Informes potentes
QuickBooks Online es una plataforma contable madura y completa, con amplias funciones de informes. Ofrece una gran variedad de informes financieros que se pueden personalizar y filtrar de distintas maneras, lo que facilita seguir la salud financiera de tu restaurante e identificar tendencias que merecen tu atención.
Buen servicio de soporte
A diferencia de dos de sus principales competidores, Wave y Xero, QuickBooks Online ofrece soporte por teléfono y por chat. Su sistema de atención al cliente es amplio y puede ser un recurso valioso tanto para usuarios nuevos como para los que ya tienen experiencia. Además, muchas firmas contables, entre ellas ProfitWise, ofrecen configuración, capacitación y soporte continuo para QuickBooks Online. Los restaurantes que usan QuickBooks cuentan con una amplia red de apoyo cada vez que surgen preguntas o retos.
Ahora que vimos cómo se compara QuickBooks Online con algunos de sus competidores, veamos en qué funciona bien y en qué probablemente vas a necesitar software adicional especializado para restaurantes.
Seguimiento de la rentabilidad
QuickBooks hace un excelente trabajo al medir la rentabilidad de tu restaurante en conjunto. Sin embargo, si quieres medir la rentabilidad de cada plato del menú, vas a necesitar un sistema de punto de venta que tenga informes por plato, como Toast Point of Sale. Restaurant365 también puede ofrecer esta función cuando se integra con ciertos sistemas de punto de venta.
Contabilidad
La contabilidad es aquello para lo que se diseñó QuickBooks Online, y lo hace excepcionalmente bien. Ofrece un plan de cuentas potente y muy personalizable, con hasta 5 niveles de subcuentas, una flexibilidad que no tienen plataformas de la competencia como Wave o Xero. Junto con sus sólidas herramientas de informes, les da a los dueños de restaurantes una base financiera firme para manejar su negocio.
Programación del personal
Para restaurantes pequeños y medianos con menos de 150 empleados, QuickBooks Online ofrece muy buenas funciones de gestión del personal cuando se combina con QuickBooks Payroll y QuickBooks Time.
QuickBooks Payroll procesa la nómina, hace los depósitos directos, lleva el control de las obligaciones de impuestos sobre la nómina, paga esos impuestos de forma electrónica y presenta automáticamente las declaraciones federales y estatales de impuestos sobre la nómina. QuickBooks Payroll también incluye la aplicación Workforce para los empleados, que les da acceso fácil a sus comprobantes de pago y a sus formularios W2 anuales.
QuickBooks Time les permite a los gerentes armar los horarios de los empleados arrastrando y soltando, y avisarles de los cambios de horario a través de la aplicación Workforce.
Para grupos de restaurantes con más de 150 empleados, QuickBooks Payroll deja de ser una opción por su límite de empleados. En esos casos, ADP Payroll es una excelente alternativa. ADP incluye herramientas sólidas de programación de horarios y se integra sin problemas con QuickBooks Online, transfiriendo automáticamente los datos de nómina a tu sistema contable después de cada ciclo de pago.
Gestión de inventario
Aunque QuickBooks Online incluye seguimiento de inventario, no está diseñado para cubrir las necesidades de gestión de inventario de la mayoría de los restaurantes. Los restaurantes suelen necesitar costeo de recetas, control de inventario por ingrediente y gestión del costo de alimentos, y todo eso se maneja mejor con software especializado para restaurantes.
Sistemas como Toast Point of Sale incluyen el costeo de recetas y la gestión de inventario dentro de su plataforma. Restaurant365 también puede agregar estas funciones a muchos sistemas de punto de venta, lo que les da a los dueños de restaurantes mucha más visibilidad sobre el costo de alimentos y el uso del inventario.
Escalabilidad para restaurantes con varias sedes
QuickBooks Online sin duda puede acompañar el crecimiento de un restaurante. Su función Locations, disponible en la edición Plus, les permite a los dueños generar estados de pérdidas y ganancias para cada sede.
Sin embargo, a medida que los grupos de restaurantes crecen, suelen necesitar más informes operativos de los que puede dar un sistema contable por sí solo. La rentabilidad del menú en varias sedes, las proyecciones de personal, el análisis de horas pico y las proyecciones operativas suelen manejarse con plataformas especializadas para restaurantes como Toast Point of Sale o Restaurant365. Estos sistemas no reemplazan a QuickBooks Online. Al contrario, lo complementan con herramientas especializadas para la gestión de restaurantes, mientras QuickBooks sigue siendo la columna vertebral contable del negocio.
En resumen
Para la mayoría de los restaurantes, QuickBooks Online es una excelente solución contable y debería formar parte de su conjunto de herramientas tecnológicas. Al mismo tiempo, es importante entender que QuickBooks no está diseñado para hacerlo todo. Los restaurantes suelen lograr los mejores resultados cuando combinan QuickBooks con software especializado para el punto de venta, la gestión de inventario, el costeo de recetas, la programación de horarios y los informes operativos.
En ProfitWise ayudamos a los dueños de restaurantes a evaluar, elegir, implementar e integrar el software que mejor se adapta a su operación. Igual de importante, nos aseguramos de que esos sistemas funcionen en conjunto para que tengas información financiera precisa y el análisis que necesitas para manejar un restaurante más rentable.
